A maioria dos contribuintes já se utiliza dos recursos de informática para efetuar tanto a escrituração fiscal como a contábil, as imagens em papel simplesmente reproduzem as informações oriundas do meio eletrônico.
A facilidade de acesso à escrituração, ainda que não disponível em tempo real, amplia as possibilidades de seleção de contribuintes e, quando da realização de auditorias, gera expressiva redução no tempo de sua execução.
Universo de Atuação:
Sped – Contábil
Sped – Fiscal
NF-e – Ambiente Nacional
1.1 Sped – Contábil
A legislação tributária federal exige que, além do Livro Diário, o contribuinte escriture o Livro Razão. Obriga, também, as pessoas jurídicas não optantes pelo Simples a apresentarem os arquivos eletrônicos que representem a Contabilidade.
A legislação previdenciária federal também exige a apresentação de arquivos que representem a Contabilidade, mas em formato diferente do previsto na legislação fiscal.
Dessa forma, são quatro formas distintas de representar uma mesma realidade, sujeitas a formalidades distintas:
Livro Diário: escrituração em papel; lançamentos em ordem cronológica; termos de abertura e encerramento; transcrição das demonstrações contábeis.
Livro Razão: escrituração em papel; lançamentos em ordem de conta e data;
Arquivos eletrônicos em dois formatos distintos compostos, basicamente, por plano de contas, lançamentos e saldos.
Nos arquivos eletrônicos atualmente entregues, em cerca de 90% dos casos, constata-se que eles representam de forma adequada a escrituração em papel e, a partir do mesmo conjunto de arquivos, pode-se “gerar” os Livros Diário e Razão.
Desse cenário geral, temos:
- Baixa produtividade na execução da auditoria;
- Informações declaratórias não confiáveis;
- Facilidade de simulação de transações comerciais;
- Dificuldade na execução dos controles;
- Falta de compatibilidade entre os dados econômico-fiscais dos contribuintes;
- Indisponibilidade de informação das transações comerciais em tempo hábil;
- Dificuldade de disponibilizar, compartilhar e trocar de informações;
- Alto custo de impressão, manipulação e armazenamento de livros da escrituração comercial;
- Dificuldade no cumprimento de obrigações acessórias;
- Falta de padronização de obrigações acessórias entre os Estados/SRF;
- Extravio de livros fiscais como instrumento para obstruir o desenvolvimento da ação fiscal;
- Dificuldades em rastrear operações dissimuladas.
O Sped Contábil visa à substituição da emissão de livros contábeis (Diário e Razão) em papel pela sua existência apenas digital. Os livros Diário e Razão serão gerados a partir de um mesmo conjunto de informações digitais.
A solução abrange os fiscos federal, estaduais, futuramente municipais, DNRC, CFC, Banco Central, SUSEP, CVM e contribuintes que irão fornecer informações para a composição da base dados.
A entrega (autenticação) dos livros deverá seguir a periodicidade atual.
Para o Sped Contábil está sendo construído um programa para validação e transmissão do arquivo com a escrituração contábil. Esse aplicativo também exibirá na tela a contabilidade da empresa, nos formatos de diário ou razão, e as Demonstrações Contábeis.
O arquivo deverá ser assinado digitalmente pelo empresário ou representante legal da sociedade empresária e pelo contabilista responsável pela escrituração. O aplicativo conterá, também, funcionalidades para a realização das assinaturas digitais.
Depois de assinado, o arquivo será encaminhado para o Sped que disponibilizará para as Juntas Comerciais as informações necessárias à autenticação. A Junta Comercial fará uma série de validações próprias e depois autenticará o livro entregue. Essa informação de autenticação é fornecida ao titular da escrituração por intermédio do Sped por meio de consulta à Internet.
Depois de recebida, a escrituração contábil é armazenada em um banco de dados que irá permitir que os órgãos parceiros do Sped obtenham cópias integrais do arquivo. O titular da escrituração poderá, pela Internet, ter conhecimento de qual órgão teve acesso a sua escrituração.
Uma vez transmitido, qualquer pessoa que tiver o arquivo, poderá verificar a autenticidade da escrituração contábil da empresa e visualizar e imprimir a escrituração.
Já foram homologados e em breve entrarão em produção os seguintes aplicativos:
- Programa Validador e Assinador – PVA;
- Receitanet com as adaptações necessárias à transmissão de grandes arquivos;
- Ferramenta de download (disponível somente para as Juntas Comerciais);
- Consulta, pelos titulares da escrituração, dos downloads realizados;
- Ferramenta para permitir que as Juntas Comerciais, como contingência, realizem suas atividades através da internet.
Próximas etapas:
- Assinatura de Convênio com o DNRC e Juntas Comerciais para viabilizar a entrada em produção do Sped Contábil;
- Assinatura de Convênio entre as administrações tributárias para acesso às escriturações;
- Elaboração de aplicativo para permitir que as Juntas Comerciais visualizem a escriturações, sem necessidade de download;
- Inclusão das sociedades simples.
1.2 Sped – Fiscal
Via de regra, uma empresa não se utiliza da escrituração em papel em seus controles. Recorre aos arquivos eletrônicos que a representam para buscar as informações de que necessita. Os registros em papel derivam de exigências legais e sua geração, autenticação e armazenamento são tarefas meramente burocráticas, sem grande utilidade no dia-a-dia das empresas.
Atualmente, as informações requeridas pelo fisco são fornecidas por meio de um grande número de demonstrações em meio eletrônico e diferentes leiautes, o que acarreta um aumento de obrigações acessórias ao contribuinte.
Com o Sped contábil e fiscal implantados, a empresa que utilizá-los estará dispensada de apresentar grande parte das informações fornecidas na DIPJ (Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica) e outras obrigações acessórias relativas a outros tributos (IPI, PIS/COFINS, etc) no âmbito federal.
Abaixo estão listadas algumas das obrigações acessórias que os contribuintes são atualmente obrigados pelos fiscos a entregar e que poderão ser incorporados pelo Sped:
- Informações do ICMS
Guias informativas anuais
Livros de Escrita Fiscal
Arquivos do Convênio ICMS 57/95
- Informações do IPI na DIPJ
- Detalhamento da origem do crédito no PER/DCOMP (Pedido Eletrônico de Ressarcimento ou Restituição / Declaração de Compensação), no caso de Ressarcimento de IPI.
- Coleta de dados em arquivos digitais pelo sistema SINCO (Sistema Integrado de Coleta).
- DNF – Demonstrativo de Notas Fiscais
- DCP – Declaração do Crédito Presumido do IPI
- DE – Demonstrativo de Exportação
- DIF (Bebidas, Cigarros e Papel Imune)
- Arquivos digitais dos produtos do capítulo 33 da TIPI (Obrigação acessória específica para os estabelecimentos industriais de produtos de higiene pessoal, cosméticos e perfumaria cuja receita bruta com a venda desses produtos seja igual ou superior a 100 milhões)
- Arquivo com balancetes mensais das instituições financeiras obrigado pelo BACEN e denominado arquivo 4010;
- Arquivo de demonstrações trimestrais entregue à CVM denominado ITR;
- Arquivo com balancetes mensais das seguradoras obrigadas pela Susep;
1.3 NF-e – Ambiente Nacional
A integração e a cooperação entre Administrações Tributárias têm sido temas muito debatidos em países federativos, especialmente naqueles que, como o Brasil, possuem forte grau de descentralização fiscal.
Atualmente, as Administrações Tributárias despendem grandes somas de recursos para captar, tratar, armazenar e disponibilizar informações sobre a emissão de notas fiscais dos contribuintes. Os volumes de transações efetuadas e os montantes de recursos movimentados crescem num ritmo intenso e, na mesma proporção, aumentam os custos inerentes à necessidade do Estado de detectar e prevenir a evasão tributária.
Assim, o projeto justifica-se pela necessidade de investimento público voltado para integração do processo de controle fiscal, possibilitando:
- Melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;
- Redução de custos e entraves burocráticos, facilitando o cumprimento das obrigações tributárias e o pagamento de impostos e contribuições;
- Fortalecimento do controle e da fiscalização.
O projeto possibilitará os seguintes benefícios e vantagens às partes envolvidas:
- Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;
- Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;
- Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;
- Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação;
- Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais;
- Fortalecimento da integração entre os fiscos, facilitando a fiscalização realizada pelas Administrações Tributárias devido ao compartilhamento das informações das NF-e;
- Rapidez no acesso às informações;
- Eliminação do papel;
- Aumento da produtividade da auditoria através da eliminação dos passos para coleta dos arquivos;
- Possibilidade do cruzamento eletrônico de informações.
Fonte: Receita Federal – Última atualização: 18/02/2008.